home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / mygl.arc / JOURNAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1987-03-02  |  7KB  |  198 lines
  1.  
  2. Introduction
  3. ------------
  4. GL's General Journal was specifically designed to resemble Chapter One of any 
  5. good elementary accounting textbook.  Most other GL's seem to be written for 
  6. bookkeepers with years of experience, who can quickly make the mental leap to 
  7. the weird accounting styles typically seen in low-budget PC software.  But 
  8. novices are left out in the cold.  
  9.  
  10. If you need a brief tutorial on bookkeeping, review the material at the 
  11. beginning of the Chart of Accounts documentation.  It's not a complete 
  12. discussion, but it's better than nothing. 
  13.  
  14.  
  15. Journal
  16. -------
  17. Your General Journal is a fundamental document, the daily record of your 
  18. financial transactions.  The rest of your bookkeeping system refers to the 
  19. General Journal time and time again.  Here are the ground rules:  
  20.  
  21. GL's "working metaphor" is the standard T-Account.  You SEE these when you 
  22. enter your data in the General Journal.
  23.  
  24. That means, you enter data in a VISUAL journal in COLUMNS instead of using 
  25. negative numbers.  You will be shown a header, as it might appear in your 
  26. General Ledger.  You enter your transanction, and then you are shown a screen 
  27. with the actual Journal entry as it will appear. 
  28.  
  29. Debit means left column.  Credit means right column.  Use the hyphen key 
  30. (MINUS SIGN) to flip from the credit to the debit column on your General 
  31. Journal worksheet, or vice-versa.
  32.  
  33. NEGATIVE NUMBERS ARE NEVER ALLOWED on the worksheet.  The effect of any entry 
  34. on an account balance, whether it increases or decreases the balance, depends 
  35. on the column in which you enter the transaction amount, and on the type of 
  36. account.  Therefore, if you are in the "wrong" column, hit the hyphen key.  
  37.  
  38. If your entry in a column would (normally) be meaningless or incorrect, you 
  39. will get a message which suggests why you shouldn't do that.  The first entry 
  40. in a general journal is always a debit, you can't (usually) mix Assets and 
  41. Equities, and so forth.  However, GL doesn't PROHIBIT the action, it only lets 
  42. you know that you're doing something unusual.  Real blunders are not excused, 
  43. though.
  44.  
  45. The top line of each account section has a reminder, either "+│-" or "-│+", 
  46. to jog your memory about which column increases the account balance and which 
  47. decreases it.  Reversing entries will generally have opposite reminders, 
  48. except that an ASSET account (such as Cash) and an EXPENSE account will have 
  49. the same reminder, i.e., "+│-".  Think about it a bit, and you'll see why.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53. Caveat!
  54. -------
  55. Not everything that is ALLOWED in double entry bookkeeping is APPROPRIATE in 
  56. all circumstances.  
  57.  
  58. For example, while you certainly MAY, on occasion, credit an amount to an 
  59. Expense account (the opposite of usual practice), the EFFECT of this is to 
  60. state an INCREASE IN INCOME.  If this is what you mean, well and good.  But 
  61. you may simply have made a mental error.  
  62.  
  63. GL version 1.12 provides several ways to help you avoid mistakes, but won't 
  64. prohibit them.  After all, once in a while, a "mistake" is exactly what you 
  65. NEED to do.  (For example, when entering beginning balances!)
  66.  
  67. If your combination of accounts in a transaction would be especially odd or 
  68. unusual, you will get a sudden "THIMK" message -- but the entry combination 
  69. will be allowed.    
  70.  
  71. So...  Books that balance may still be incorrect, which is why Accountants 
  72. make big bucks, and Bookkeeping can be automated.  GL's general journal can be 
  73. very helpful in keeping your affairs straight, but only if you keep your head 
  74. (while all about you....) 
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79. Examples
  80. --------
  81. Some typical entries, assuming a simple Chart of Accounts, follow.  Note that 
  82. transactions are always entered beginning in the left (debit) column.  This is 
  83. the STRICT interpretation; most accounting programs don't insist on it, since 
  84. it doesn't make any difference to the computer.  However, this is the sort of 
  85. thing that reassures auditors, so GL requires it:  DEBIT YOUR FIRST ENTRY IN 
  86. ALL TRANSACTIONS. 
  87.  
  88. These are just examples, not advice, and I don't pretend they are absolutely
  89. correct or the only way to do things:
  90.  
  91. a)  You receive cash from sales.  
  92.  
  93.         Debit CASH (Asset)
  94.             Credit SALES (Revenue).
  95.  
  96. b)  You buy office supplies and write a check.  
  97.  
  98.         Debit OFFICE SUPPLIES (Expense)
  99.             Credit CASH (Asset).
  100.  
  101. c)  You buy office supplies and charge it.  
  102.  
  103.         Debit OFFICE SUPPLIES (Expense)
  104.             Credit ACCOUNTS PAYABLE (Liability)
  105.  
  106. d)  You write a check to pay outstanding bills.
  107.  
  108.         Debit ACCOUNTS PAYABLE (Liability)
  109.             Credit CASH (Asset)
  110.  
  111. e)  You sell something and your customer agrees to pay later.  
  112.  
  113.         Debit ACCOUNTS RECEIVABLE (Asset)
  114.             Credit SALES (Revenue)
  115.  
  116. f)  You take $50 out of your own company's till, for your own use.
  117.  
  118.         Debit WITHDRAWALS (Equity)
  119.             Credit CASH (Asset)
  120.  
  121. g)  You contribute $1,000 of your own money to your own company.
  122.  
  123.         Debit CASH (Asset)
  124.             Credit CAPITAL (Equity)
  125.  
  126. h)  You sell programming services to a client, and they pay cash.
  127.  
  128.         Debit CASH (Asset)
  129.             Credit CONSULTING FEES (Revenue)
  130.  
  131. i)  As part of the last transaction, you agreed to provide a Pascal
  132.     compiler to your client, which you must purchase.  The full story
  133.     unfolds in stages.
  134.  
  135.     1)  You bought the Pascal compiler.
  136.  
  137.            Debit REIMBURSABLES (Expenses) 
  138.                Credit CASH (Asset)
  139.  
  140.     2)  You delivered the compiler to your client, and billed them.
  141.  
  142.            Debit ACCOUNTS RECEIVABLE (Asset)
  143.                Credit REIMBURSABLES (Expense)
  144.  
  145.     3)  They finally sent you a check for the compiler.
  146.  
  147.            Debit CASH (Asset) 
  148.                Credit ACCOUNTS RECEIVABLE (Asset)
  149.  
  150. j)  You paid your credit card bill for this month.
  151.  
  152.         Debit ACCOUNTS PAYABLE (Liability)
  153.         Debit CREDIT CARD FINANCE CHARGES (Expenses)
  154.             Credit CASH (Asset)
  155.  
  156. k)  You buy a delivery van and need to record the sales tax.
  157.  
  158.         Debit EQUIPMENT (Asset)
  159.         Debit SALES TAX PAID (Expense)
  160.             Credit CASH (Asset)  
  161.  
  162.  
  163. l)  Three of your clients pay their bills, but you make one deposit.
  164.  
  165.         Debit CASH (Asset)
  166.             Credit A/R CLIENT #1 (Asset)
  167.             Credit A/R CLIENT #2 (Asset)
  168.             Credit A/R CLIENT #3 (Asset)
  169.  
  170. m)  One of your creditors wins your IOU's from two other creditors in a
  171.     poker game, but eventually forgives the entire debt!
  172.  
  173.         Debit IOU #3 (Liability)
  174.             Credit IOU #1 (Liability)
  175.  
  176.         Debit IOU #2 (Liability)
  177.             Credit IOU #1 (Liability)
  178.  
  179.         Debit IOU #1 (Liability)
  180.             Credit POKER LOSSES (Expense)
  181.  
  182. n)  You win $74 betting on the ponies.
  183.  
  184.         Debit CASH (Asset)
  185.             Credit DUMB LUCK (Revenue)
  186.  
  187.  
  188. o)  You have to take back that Pascal compiler, the client doesn't want it.
  189.  
  190.         Debit RETURNS (Expense)
  191.             Credit ACCOUNTS RECEIVABLE (Asset)
  192.  
  193. And so forth.  Add your own reminders from here on.  There are other Typical 
  194. Transactions not mentioned here, such end-of-period adjusting entries, 
  195. depreciation, Federal taxes, etc.  You should consult YOUR OWN PROFESSIONAL 
  196. ACCOUNTANT about these. 
  197.  
  198.